秘書は多数の方との交流がありますが、実際に相手とお会いする機会は少ないのが実情です。
電話やメールでやり取りで始まり、そのまま会わずという事が殆どです。
ということは秘書の印象や人となりは、電話での話し方やメールの文面で判断されてしまうという事なのです。

　そこで今回は、良い印象を与えるために電話やメールの際に気をつけている点を書いていきたいと思います。

電話

　電話対応での最大のポイントは、聞き取りやすさだと思います。

　そして秘書として気をつけていることは、明るいトーンと言葉遣い、要件を簡潔にまとめる、この３つです。

　最近はメールでのやり取りで大抵済ませることができますが、電話対応も秘書には欠かせません。何か依頼する際はまず先方へ電話を一本入れたり、メール内容の補足説明をしたり、が多いように思います。

　電話で話す言葉遣いは対応している相手との関係性や社風に合わせますが、基本的に大袈裟すぎない敬語を使い、相手に伝わりやすいよう簡潔に話すようにしています。

　電話での対応は、相手の貴重な時間を頂いているということですよね。

　丁寧すぎる敬語を使うと言葉の数が増えてしまい、全体的にプラス時間がかかります。早口にもなってしまいがちです。その結果、相手に内容が伝わりにくくなることが多いです。

　「伝わったことが伝えたこと」。昔、上司に言われてはっとしました。

　もちろん最低限の敬語は使いますが、シンプルに伝えると、聞く方も話す方も楽だと思うのです。

　そして明るいトーンの声でお話しすること、これも大切です。

　役員秘書との電話ということで実は相手方も緊張していたることが多いので、なるべくプレッシャーを与えないように、やさしくお話しするように心がけています。　

　顔をにこにこしながら話すと明るいトーンの声になるのでおすすめです。

　秘書としての印象もアップしますし、相手との話もはずみ、良い関係性を築くことができます。

　電話が苦手な方はむずかしく感じるかもしれませんが、これは慣れるしかないです。

何度も回数を重ねていくうちに緊張が取れて度胸もついてきます。怖がらずに回数をこなしていきましょう。

メール

　電話などの口語よりも、メールでの文体の方がむずかしいと思います。

　会話の中だと、相手の様子を伺いつつフォローしながら伝えることができますが、メールや文面だと様子が伺えず一方的な伝え方になります。文面を一歩間違うと、キツイ印象や誤解を与えがちです。

　これは私の考えですが、秘書としてメールで気をつける点は、相手を配慮する文面を必ず挟むことです。

　もちろん要件は簡潔に書きますが、それだけではメール内容は不十分です。

　メールなので

相手を慮るというパフォーマンスは、フォーマルマナーだと思うからです。

まとめ

　普段やり取りする回数が多くても、電話やメールでのみのやり取りなので実際に相手と会う機会があったときには、ようやくお会いできました！という感動に近い思いが湧き上がることがよくあります。

　あれ？想像よりもとても感じが良い方だなという時があります。これって普段のやり取りでの印象があまり良くなかった方なんですよね。たまたまお会いできたので良くない印象が払拭されましたが、印象操作がむずかしい職種だと感じます。

　好印象を与える事で人間関係が築きやすくなり、情報量も増え、仕事が効率的になります。与える印象に気をつけて、仕事をするに越したことはないと思います。