4月に入って初めて秘書を付けることになった上司の方、また初めて秘書職につくことになった方も多いのではないでしょうか。
お互いの関係性も新しい中、役員としてはどこまで秘書に依頼してよいのか、また秘書はどこまで引き受けるべきなのか。マネージメント研修などはあるのに、秘書の扱い方研修はあまり聞いたことないですよね。
今回は秘書と役員が新しい関係を作るときの取扱いポイントを、両者書いてみたいと思います。
１、秘書の取扱い方
私自身、秘書として理想の上司は
- 指示が的確
- マメ
- 丸投げしない
- 出張が多い
- お土産
です。
こんな上司だったら仕事もしやすくて、残業なくストレスなく過ごせそうな気がします。
まず、①指示が適格な上司、②マメ、についてですが、意外と重要です。
例えば、ご自身で何でも手配したい、できる上司につくと、秘書仕事が少なくて楽そうに周りから見えます。
ですがこういう場合、秘書として常に状況が把握しづらいのです。
なのに時たま来る指示があると、チンプンカンプンになってしまうことがあるのです。
それなら全部自分でやってよ、と思ってしまいます。
③丸投げしない、 これは程度によります。
私はどちらかというと丸投げされる方が、仕事の進捗や状況を読むことができるので助かります。業務量が多くなったとしても秘書として対応するときに、わざわざ上司からの補助説明がなくても社外や社内の人と話をすすめる事ができて、結果的に工数が減っている気がします。
ただ、プライベートな案件まで依頼されるのは少し違う気がします。引き受けるのは相手との信頼関係によりますね。
④出張が多い、⑤お土産 については、一目瞭然です。
基本的に秘書は上司スケジュールに合わせて働くので、出社や退社時間も上司に合わせての行動ですし、またお昼休憩やランチはデスクでパパっと取ったり、休暇も自由に取れないのが現実です。
そのような状況なので、上司の出張期間は休暇を取りやすく、ランチもゆっくり取ることができます。出張予定が入ったら、こっそり小躍りしていたりします。
出張から戻ると、元の拘束時間の長い日々に戻り、不在期間中に溜まった沢山の業務処理が待っていたりします。が、何かお土産を気遣ってもらえると、そのお気持ちが秘書のやる気に繋がります。
上司の皆様、秘書は何でも嬉しいと思いますので、お気遣いをよろしくお願いいたします。
２、上司の取り扱い方
庶務的な面倒な事務処理については誰かにやってほしいけど、スケジュール管理は自分でやりたいという上司の方も、実は多いのではないでしょうか。
頭の中で考えて整理しながら仕事をすすめたい、予定を組み立てたいのだと思います。ですが、秘書が付くイコール仕事の量と範囲が増えるということなので、やはり秘書に調整依頼した方が結果的に効率よく進みます。
この任せる不安感についてのポイントは、秘書と信頼関係が築けていないことに尽きると思います。最初は手探り状態なので仕方がないのですが、なるべく早く築きたいですね。
こういう時は秘書がリードした方が働きやすくなるので、積極的にコミュニケーションをとっていきましょう。邪魔にならないような雑談も多く挟んで、心の距離感を縮めていくと信頼関係も築きやすいです。
やりとりの中で、相手が秘書に求めているもの、踏み込んでよい距離感、を探ります。
自身に対する距離感についても、希望をさりげなくアピールすることが大切です。
最近は少ないかもしれませんが、例えば会食への同席を要求されたときなど、一度引き受けてしまうと後々断りにくくなってしまったりします。会食は業務上不必要な同席と判断できれば、参加しなくて良いと私は考えていますので。
最初の意思確認が肝心なのは、結婚生活や恋人との付き合い初めと似ているかもしれませんね。
想像以上に上司は秘書に気を遣ってくれていますので、うるさく言われたとしても安心してください。
逆に、そうでない上司だと感じれば秘書を外れて良いと思います。
３、まとめ
秘書職に初めてついた方は、今まで雲の上の存在だと思っていた上司に大して、
緊張しすぎてコミュニケーションが思うように取れなかったりすることがありませんか。
私も、担当する相手や会社が変わるたびに緊張してしまいます。
ですがこれ、実は上司の方も緊張して秘書と対話しているという事、ご存知でしょうか。
新たに関係性を作らなければならないという点で、役員と秘書は同じ心境なのです。
秘書と年齢差があればあるほど、役員側の方が対応や話し方に困ってしまうというのも、中にはあるかもしれません。
緊張もお互い様だと思えば、上司がかわいらしく見えてきますよ。
秘書として信頼してもらい、上司の業務遂行をサポートする。
それが秘書のミッションです。両者が気持ちよく仕事ができるようにしたいですね。